idiotacompulsivo.es

Xornada sobre Lean office na sede de ASIME (Vigo)

Tradicionalmente considerouse que nas oficinas non é posible estandarizar o traballo tal como se fai nun taller mecánico. En certa medida é correcto, trasladar as medidas tomadas nun taller a unha oficina sería realmente unha parbada, e evidentemente non funcionaría máis estimase que a mellora que pode xerar nunha oficina a filosofía lean pode acadar unhas taxas moi elevadas, mentres que nun taller son moito máis reducidas.

Isto débese a que a humanidade leva máis de 200 anos mellorando procesos en planta (dende a Revolución Industrial ata os nosos días) mentres que nas oficinas considerabase que era imposible definir procedementos e estandares que permitisen incrementar a produtividade administrativa (máis alá da informática).

O pasado xoves 10 de abril tiven a oportunidade de asistir a unha xornada sobre Lean Office organizada por ASIME, a Asociación de Industriais Metalúrxicos de Galicia.

O certo é que xa teño visto algo de Lean Office no Máster de Innovación Industrial que estou a cursar na UVigo pois varias materias estaban enfocadas directamente o tema do Lean en distintos ámbitos, inda que xeralmente centrados na optimización do Genba (referindose este termo a planta de produción). Algo vimos de Lean Healdcare, dirixido a optimización no ámbito da saúde públicainda que pouca cousa; de feito Kaizen, a consultora da que proviña o profesor que impartía estas sesións teñen feito traballos neste senso para o ministerio de saúde portugues.

A esta xornada acudiron Ignacio Tornos de Inza, socio de Auren Consultores, e Juan Antonio LLoves Guntín, Director Xeral de GKN Driveline Vigo. Quizais o mellor da charla foi a explicación do director de GKN sobre como implantaron o lean nas súas oficinas pois seica naquel momento contaban con 250 empregados tan só nas oficinas e actualmente cunha carga de traballo similar nas mesmas oficinas están traballando 150 persoas, inda que mellor organizadas e máis produtivas. Non me gustaría que con estes datos se puidese tirar a conclusión de que o lean xera desemprego, gustariame velo dende o punto de que o lean permite mellorar o traballo da xente, permitindolles traballar de xeito máis cómodo e eficiente.

O lean adoita aplicarse en plantas de produción, pois é máis sinxelo atopar melloras en procesos físicos (fabricación dunha peza) que en procesos de información pois os primeiros podemos velos e “tocalos” mentres que os segundos só son visibles para ollos entrenados para detectar as ineficiencias nunha oficina, é dicir, os procesos que non xeran valor para o cliente e que pola contra si xeran custe para este.

Algo curioso e que me chamou a atención, foi que en KGN Vigo decidiron facelo de xeito simultaneo con todos os traballadores das oficinas, é dicir, non fixeron un proxecto “piloto” para ver se funcionaba o non, de feito Lloves deixounos moi claro que un proxecto así na súa empresa estaría condenado o fracaso pois era preciso implicar a todos e cada un dos compoñentes do equipo: dende a bedel da entrada ata el mesmo. Foi por iso polo que Lloves foi o primeiro en da exemplo situando as súas taboas de tarefas á vista de todo o que pasase polo seu despacho, dese xeito todo o mundo podería comprobar que non se esixía a ninguén máis do que o propio xefe se esixía a sí mesmo.

Unha cousa típica, e certa, que din os consultores sobre a implantación deste tipo de culturas nas empresas é que o problema normalmente está arriba e non abaixo (“o colo da botella está na parte superior”) por iso cando a dirección está implicada e da exemplo a implantación do lean ou do que sexa será un éxito seguro.

Non fai moito escoitei unha conversa ao fío da implantación dun tema similar nunha empresa e que me chamou moito a atención (atención, é unha dramatización, non foi así exactamente):

• Teremos que probar a ver se esta xente se acostuma a facer a levar ó día o sistema porque senón será unha gasto inutil mercar ese material.
• Eles farań o que lles digamos, e se non se acostuman que sigan facendo o mesmo… noutro lado.

Máis alá do duro da declaración o que me “gustou” foi que esa persoa tiña claro o que quería porque sabe que é o correcto e se o seu equipo non pode seguilo terá que buscar outro equipo que lle axude a acadar o obxectivo marcado. Algo así nos dixo o director de KGN Vigo pero dende outra perspectiva, el dicía que cando fas que a xente fai propio o proxecto todos “suben o carro” porque a ninguén que lle gusta quedarse atrás.

Curioso e lóxico, o sistema que empregaban para manter o estandar: facer visitas/auditorías cunha frecuencia mensual (creo) duns departamentos a outros, para sacar as cores en caso de que se estivesen incumprindo algunhas das normas establecidas. Dicía Lloves que non hai muller máis poderosa que a vergonza, e era esta a que movia as persoas dos distintos departamentos para cumprir o estandar pois non había premios económicos nin nada similar.

Este caso de éxito, non é único pero sí foi para min moi ilustrativo.

Se vos parece un tema interesante podemos seguir discutindo sobre isto.